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Staffbase SE

Executive Assistant (m/w/d)

  • Chemnitz
  • Vollzeit, Teilzeit
  • unbefristet
  • mit Berufserfahrung

Kommunikation bildet die Grundlage unserer Existenz und ist quasi unsere Daseinsberechtigung: Durch unsere führende Kommunikationsplattform inspirieren wir Menschen dazu, gemeinsam Großes zu erreichen. Unser Produkt ermöglicht es unseren Kunden, den Erfolg ihrer Kommunikationskampagnen zu planen, zu messen und zu analysieren. Und genauso wie unser Produkt das Rückgrat für die Kommunikation unserer Kunden ist, bist Du das Rückgrat für die Effektivität unseres Leadership Teams - und damit auch des gesamten Unternehmens.

Tauche ein in die faszinierende Welt eines globalen Softwareunternehmens und unterstütze unsere Leader bei der Organisation ihres Arbeitsalltags. Du jonglierst eine Vielzahl von Terminanfragen, priorisiert diese und behältst dabei den Überblick über verschiedene Zeitzonen. Egal ob intern oder extern, virtuell oder real, kurze Sitzungen oder längere Workshops - du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. Weiter unterstützt du sie dabei, immer wieder den Rücken für fokussiertes Arbeiten freizuhaben, damit sie weiter an unserer Unternehmensstrategie und wichtigen Initiativen arbeiten können. Als Kontaktpunkt zu unterschiedlichsten internen und externen Ansprechpartnern fungierst du darüber hinaus als Kultur-Botschafter*in und -Gestalter*in und trittst für unsere Werte “When you grow, we all grow”, “We take Ownership” und “We truly care” ein. Wenn du Lust auf eine spannende und einzigartige Stelle in einem globalen, dynamischen und dennoch geerdeten Umfeld hast, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Ihre Aufgaben

Support

  • Du liest und sortierst E-Mails und Sofortnachrichten, leitest sie nach Bedarf weiter, organisierst Meetings und erstellst Präsentationen, Agendas, Berichte und andere Materialien
  • Um Meetings möglichst effizient zu organisieren, stellst du sicher, dass Briefings und Präsentationen für bevorstehende Meetings, Präsentationen und Projekte bereitstehen und vorbereitet sind

Terminkoordination und Reisemanagement

  • Du machst das Unmögliche möglich, indem du sämtliche Meetings koordinierst und unter einen Hut bringst und für eine effiziente Planung und Priorisierung sorgst. Intern organisierst du wöchentliche 1to1s, Teammeetings und Workshops. Extern koordinierst du Kunden-, Partner-, und Investoren-Meetings in allen globalen Zeitzonen
  • Vorstands- und Investoren-Meetings planst du nach Bedarf und arbeitest eng mit den Fürhungskräften zusammen, um eine effiziente Umsetzung sicherzustellen und bei Zielkonflikten die richtige Priorisierung zu finden
  • Du unterstützt die Kommunikation, indem du Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben nach 1:1-Meetings, Meetings und Workshops dokumentierst und an die richtigen Stellen weiter vermittelst
  • Du organisierst Reisepläne effektiv und zuverlässig und stellst sicher, dass sie ihre Zeit so produktiv, effektiv und effizient wie möglich nutzen können
  • Du verwaltest alle Reisepapiere und gewährleistest, dass die nötigen Dokumente organisiert und verfügbar sind

Stakeholder Management und Unternehmenskultur

  • Du trittst als primäre*r Ansprechpartner*in für interne und externe Stakeholder auf und kommunizierst adressatengerecht im Namen der Führungskräfte mit Investoren, Kunden, Partnern und Teammitgliedern
  • Zusammen mit den entsprechenden Teams organisierst du die vierteljährlichen Department-Updates (QBR - Quarterly Business Review) und unsere Ziel-Check-ins für die Geschäftsführung (OKR Steuerung)
  • Du koordinierst mit anderen Abteilungen und unseren Community Manager*innen Team-Veranstaltungen sowie Team-, Abteilungs- und Firmenmeetings
  • Als wichtige*r Kultur-Botschafter*in gestaltest du unsere Staffbase-Kultur aktiv mit und übernimmst auch die Rolle als Community-Gestalter*in und Gastgeber*in in unserem Chemnitzer Hauptsitz, indem du interne Teammitglieder und externe Gäste bei der Organisation und Durchführung verschiedener Events vor Ort unterstützt

Voraussetzungen

  • 3+ Jahre Erfahrung als Assistent*in der Geschäftsleitung (auf C-Level Ebene)
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion aufgrund des Zugangs zu sensiblen Informationen
  • Die Flexibilität, auch am späten Nachmittag und Abends an Terminen teilzunehmen, um mit unseren Teams, Partnern, Investoren und Kunden in Europa, Nordamerika und Australien sowie Ansprechpersonen in allen Zeitzonen global im Austausch zu sein
  • Erfahrung in der Arbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg ist von Vorteil
  • Eine hoch motivierte, stark organisierte Person mit einem starken Sinn fürs Detail; eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit zum selbstständigen, effizienten Arbeiten und Priorisieren
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Die Fähigkeit zum Multitasking und zum Umgang mit Herausforderungen eines wachsenden Teams sowie asynchroner Arbeit in einer hybriden Umgebung (virtuell und live vor Ort)
  • Die Fähigkeit, ein persönliches Netzwerk im gesamten Unternehmen aufzubauen, Beziehungen zu pflegen und mit verschiedenen Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten
  • Interesse an kontinuierlichem Lernen
  • Hands-on Mentalität und eine ausgeprägte Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Prioritäten und Bedürfnisse
  • Erfahrung in einem schnelllebigen Startup-Umfeld ist ein Plus, ebenso wie Erfahrung mit modernen Tech Tools wie Google Suite und Slack
  • Der Arbeitsort für diese Stelle ist Chemnitz, mit regelmäßigen Reisen an unsere globalen Standorte.

Was wir bieten

  • Attraktive Vergütung - Wir bieten wettbewerbsfähige Gehaltspakete mit einer finanziellen Beteiligung der Mitarbeitenden am Unternehmenserfolg (ESOP).
  • Flexibilität - Wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten, und unterstützen dies mit einer jährlichen Flex Work Allowance von €1560. 
  • Entwicklungsmöglichkeiten - Alle Mitarbeitenden bekommen ein jährliches Weiterbildungsbudget von €1000 für individuelle externe Fortbildungen, sowie einen Growth Day im Jahr (ab dem zweiten Jahr zwei Tage).
  • Wohlbefinden - Zusätzlich zum Jahresurlaub von 30 Tagen ist jeder Freitag im August ein freier Tag -  bei voller Bezahlung, um abzuschalten und aufzutanken. Außerdem bieten wir einen monatlichen Zuschuss für das Wohlbefinden - von körperlicher Fitness über psychische Gesundheit bis hin zu Hobbys und Entspannung.
  • Gesundheit und Sport - Wöchentliche Sportangebote in unseren Büros. Wir bieten auch ein umfangreiches Angebot an Getränken, Obst und Snacks zur freien Verfügung in unseren Büros.
  • Unterstützung - Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge. 
  • Teambuilding - Regelmäßige Team- und Office-Events und standortübergreifende Events, wie z.B. das jährliche Staffbase Camp.
  • Soziales Engagement - Einen Tag im Jahr können unsere Mitarbeitenden für ehrenamtliche Arbeit nutzen.
  • Mitarbeiterempfehlungsprogramm  - Für erfolgreiche Empfehlungen von neuen Mitarbeitenden (Vollzeit) zahlen wir attraktive Prämien.