Universität Hamburg

Leitungsassistenz

• Mittelweg 177, 20148 Hamburg
• Teilzeit
• unbefristet
• mit Berufserfahrung

Einrichtung: Digital Office

Wertigkeit: 9A TV-L

Arbeitsbeginn: schnellstmöglich, unbefristet

Bewerbungsschluss: 11.04.2025

Arbeitsumfang: Teilzeit (50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit - ca. 19,5h)

Ihre Aufgaben

• klassische Assistenztätigkeiten für den CDO, auch in seiner Funktion als CIO v. a. Terminkoordination und Kalenderpflege, Dokumentenfluss managen (digital und analog), zentrales Emailpostfach pflegen, zentralen Telefonanschluss besetzen
• Reisemanagement (Buchung, Abrechnung)
• Veranstaltungen vorbereiten (Raumbuchung, Catering, Betreuung von Gäst:innen und bei auswärtigen Gäst:innen Buchung von Hotel und Anreise)
• CDO und DO-Team in Verwaltungs- und organisatorischen Angelegenheiten unterstützen, kleinere eigenständige Rechercheaufträge

Voraussetzungen

Einstellungsvoraussetzungen 

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf
• oder gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• IT-Kenntnisse (MS Office und z. B. SAP, SharePoint, Datenbanken, Onlineplattformen, CMS, Projektmanagementsoftware)
• Kenntnisse in der Hochschul- und Wissenschaftsorganisation Deutschlands
• einschlägige Erfahrung im Bereich Leitungsassistenz oder gleichwertige Fähigkeiten
• ausgeprägte Fähigkeit zur selbständigen Organisation und Verantwortungsbewusstsein
• Koordinations- und Teamfähigkeit in kooperativen Arbeitskontexten
• gute Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Ausdrucksfähigkeit im Deutschen und Englischen
• Flexibilität und Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
• Affinität zu Digitalisierungsthemen

Was wir bieten

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungs­möglichkeiten
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr